Procedura era cam așa: dimineața mă uitam pe listă iar prima sarcină era “scrie dizertația“. Urma dialogul interior în care eul cel cerebral spunea “azi mă apuc de ea” iar eul meu emoțional zâmbea cu gura până la urechi. O lăsam până mai spre seară, pentru că vroiam să-mi termin celelalte sarcini înainte, ca să mă eliberez pentru a lucra neîntrerupt la ea. Seara: “hopa! nu mai am timp, las’ că o fac mâine!“.

Problema:

Cu toții ne facem planuri. Plănuim să ne realizăm visurile, să ne terminăm proiectele, să participăm la evenimente și să ne mai și relaxăm pe deasupra. Dar câte din lucrurile pe care ni le propunem le realizăm cu adevărat?

Multe nu le putem realiza pentru că nu le-am dat importanță suficient de mare, unele nu le-am realizat pentru că nu le-am alocat timp, și există o bună parte de sarcini care nu le-am făcut pentru că n-am fost în stare să ne automotivăm și să acționăm asupra lor!

Lao Tzu (filozof chinez considerat fondatorul taoismului) spunea că “o călătorie de o mie de kilometri începe cu primul pas“. Dar cum poți să faci primul pas, dacă planul tău este vag, nedefinit; dacă nu ești sigur că vrei cu adevărat să realizezi acea călătorie?

Fie că folosești un stil de a lucra sau altul, tot ai un loc unde-ți depozitezi sarcinile și întâlnirile. Dar multe din lucrurile care le scrii acolo nu sunt într-o formă acționabilă și motivantă!

Nu mă crezi? Ce alegi?

a) “scrie dizertația”

sau

b) “scrie introducerea dizertației”

a) “discurs”

sau

b) “pregătește schița discursului”

a) “devin Competent Leader (CL) în 10 luni”

sau

b) “mă propun ca Toastmaster la următoarea ședință pentru a ajunge CL în 10 luni”

Ai observat cum varianta b) pare mult mai ușor de realizat decât a)? Nu ai vrea ca de acum înainte toate sarcinile tale să fie la fel de ușor de realizat ca cele din categoria b)?

Soluția:

Ca să îți creezi o listă motivantă și acționabilă de sarcini, ține minte următoarele 5 principii:

1) Întreabă-te “de ce”

“E cu adevărat important pentru mine să fac această sarcină?”

Dacă simți că ai o rezistență față de acea sarcină, pune-ți următoarele întrebări:

• este o sarcină pe care trebuie să o termin acum?
• ce se va întâmpla dacă nu acționez?
• e legată de un țel de-al meu?
• e cu adevărat importantă?
• oare pot să-mi utilizez altcumva timpul acum?

Cunoștința domeniului generează motivație. Dacă tu ești conștient de importanța sarcinii și de ușurința cu care o vei realiza vei fi extrem de motivat să o faci. Dacă unul dintre cele două criterii nu e bifat, apare procrastinarea.

Punându-ți aceste întrebări îți definitivezi atât în conștient, cât și în subconștient, importanța sarcinii. Punctul 4 se va ocupa de al doilea criteriu: ușurința și claritatea sarcinii.

2) Deleagă

Oamenilor le e frică să delege. Fie sunt perfecționiști și preferă să facă treaba așa cum numai ei o știu, fie nu au încredere în alte persoane și sunt nevoiți să își asume lucrul.

Nu-ți asuma sarcina, asumă-ți responsabilitatea ei!

Deleagă cât de des poți. De multe ori încrederea investită când delegi un lucru important ți se va întoarce sub alte forme. Dacă poți să aloci sarcina unei alte persoane pentru ca tu să realizezi o sarcină mai importantă, fă-o fără frică. Nu poți și nu trebuie să realizezi tot proiectul de unul singur, învață să ai încredere în oameni și să construiești relații, delegând!

3) Pregătește-ți doar următoarea acțiune

Nu-ți nota pe lista de sarcini toate cele 10 lucruri pe care trebuie să le faci la un proiect. E demoralizant să ai constant în față 10 sarcini care trebuie completate (și pe care sigur nu le termini azi). În schimb, scrie doar prima acțiune pe care o poți face în direcția proiectului, și lasă celelalte sarcini undeva unde le vei putea accesa când vei avea nevoie de ele.

4) Sparge proiectele mari în sarcini pe care le poți face în maxim o oră

De ce? Ca să nu dai ocazia sorții să te întrerupă de la ce ți-ai propus. În momentul în care ai o sarcină care poate fi terminată repede, îți prostești creierul să creadă că și-a terminat treaba, chiar dacă proiectul e amplu și ține luni de zile.

Amintește-ți exemplul de mai sus: a) “discurs” sau b) “pregătește schița discursului”. La a) ai parte de o sarcină abstractă, intangibilă, pe când la b) prima acțiune deja îți sare în față: “schițez discursul”.

5) Formulează-le cât mai acționabil

O sarcină numită “Ioana” nu te ajută cu nimic. Nu-ți spune ce să faci, ci din contră, te scoate din starea de concentrare și te pune să te gândești la ce vroiai să spui. Când îți notezi o sarcină folosește întotdeauna verbe care denotă acțiune: fă, sună, lucrează, termină. De exemplu “sun-o pe Ioana de ziua ei”.

Rezultatul? Formulându-ți sarcinile în acest fel te stimulezi la acțiune. În lista ta se vor afla lucruri concrete pe care poți să le faci acum, nu sarcini abstracte sau imprecise.

Beneficiile:

Dacă scrii lucruri vagi în lista de sarcini nu vei fi niciodată motivat să le duci la bun sfârșit. Creierul nostru nu poate să execute lucruri abstracte, când vrem să lucrăm la o sarcină pe care nu o putem atinge sau mișca, avem impresia că ne este peste puteri.

Unii dintre noi au tendința să se concentreze pe tehnici complexe prin care să-și controleze timpul. Învață o tehnică, nu se potrivește, trec la următoarea. Și tot așa se adâncesc în sisteme de organizare, uitând de lucrurile care le au de făcut.

Alții gândesc doar strategic, au o viziune în spate dar nu știu cum să o implementeze. Ei sunt cei care se pierd în planul mare, nu pot să coboare pe pământ.

Soluția nu e complexă; la fel ca în orice domeniu ai nevoie de o bază. Vrei să realizezi tot ce îți propui? Urmează cei 5 pași de mai jos:

1. clarifică-ți de ce o faci

2. deleagă dacă poți

3. pregătește-ți primul pas

4. asigură-te că-l poți face într-o oră

5. formulează-l acționabil!

Pe locuri, fii gata, START!

Articol scris de Bogdan Vaida.

Dupa o pauza de 5 minute revin la calculator. Imi pun castile in urechi si ma pun sa lucrez la un proiect pe care il tot amanam. “Acum il termin” imi spun eu … si cred in afirmatia asta; cred, pana cand, un coleg ma intreaba ceva.

Nu stiu despre ce e vorba dar imi scot castile de pe urechi si aflu: trebuie sa-i trimit niste informatii de pe mail. Caut mailul cu pricina si il trimit colegului.

Gata, inapoi la lucru … dar stai, unde eram? ce faceam? A da …

Mai trec 10 minute si realizez ca nu ma pot concentra la proiect, cand mi-am verificat mailul mai aveam un mail in casuta care era de la o prietena buna, sigur avea ceva sa-mi spuna. Iar intru pe mail (Doamne ce greu se incarca GMail!)  si ii citesc mesajul. Haha, da, buna gluma.

Gata, iar la lucru … aaa … unde eram acum? … se de ce vroiam sa fac aia? … A da …

Problema:

Una din principalele probleme la job sunt intreruperile. Cand te pui sa lucrezi la ceva important si esti implicat cu toata concentrarea ta ceva se intampla. Fie ca ti-a venit un mail, fie ca un coleg de-al tau te intreaba ceva, dintr-o data nu mai esti axat pe a-ti termina sarcina care ti-ai propuso, in schimb esti implicat intr-o cu totul alta problema.

Crezi ca te poti reintoarce la lucru ca si cum nimic nu s-ar fi intamplat? Conform cartii Peopleware iti ia cel putin 15 minute neintrerupte pentru a intra in starea de flow. Oare ce se intampla cand esti intrerupt la fiecare sfert de ora?

Solutia:

Cum poti sa te concentrezi pe ceea ce lucrezi cand esti intrerup fie de colegi, fie de gandurile si nevoile tale?

Iti amintesti eficienta si productivitatea care o aveai cand erai sub un deadline strans? Cum lasai deoparte toate problemele tale si erai concentrat sa-ti temini treaba? Cum oricine vroia sa te intrerupa era primit cu raspunsul: “Scuza-ma, trebuie sa termin ceva extrem de urgent, te contactez cand termin“.

Tehnica Pomodoro in 5 pasi:

1. Alege o sarcina care vrei sa o termini

Incepe cu o sarcina pe care o tot amani ca sa observi cat de bine te ajuta metoda.

2. Pune-ti un timer pentru 25 de minute

In tehnica Pomodoro lucrezi cu unitati de 25 de minute denumite “rosii”. Unitatile sunt indivizibile iar daca esti intrerupt in minutul 24 nu ai reusit sa realizezi nicio rosie.

3. Lucreaza la sarcina pana suna timerul

Cand ai terminat, bifeaza ca ai facut “o rosie” pe o foaie. Orice intrerupere e notata pe foaie si te obliga sa o iei de la capat cu timerul.

4. Ia o pauza de 5 minute

5. La fiecare 4 rosii ia o pauza mai lunga

Beneficiile:

La sfarsitul zilei vei avea un numar de rosii facute (intervale de cate 25 de minute in care ai lucrat neintrerupt) si un numar de intreruperi. Ai sa ramai uimit sa aflii cat de putin timp ai lucrat neintrerupt intr-o zi dar constientizand acest lucru si utilizand tehnicile din carte vei reusi sa-ti cresti numarul de rosii realizate pe zi ce trece.

Aici este manualul complet. Pe Amazon mai e o carte despre Tehnica Pomodoro intitulata: Pomodoro Technique Illustrated: Can You Focus – Really Focus – for 25 Minutes? (Pragmatic Life).

Rezultatul? O zi in care lucrezi concentrat pe ceea ce-ti doresti, intreruperile sunt minime si poti sa te bucuri de succesul pe care il meriti!

— Vaida Bogdan, ACB este membru Toastmasters din octombrie 2009. Pe 24.11.2009 si-a tinut discursul sau intitulat Tehnica Rosiei pe care de atunci o practica neincetat. Daca esti interesat de alte tehnici pentru a castiga timp poti sa-i vizitezi blogul http://castigatimp.ro

Ne bucuram sa anuntam ca Timisoara Toastmasters, primul club de oratorie si leadership din Romania, si-a mai atins un obiectiv important pentru 2010 prin organizarea primului maraton public de discursuri.

Sub entuziasmul si magia cifrei 7, in 7 iulie, 7 membri ai clubului au sustinut discursuri din cele mai variate, care au inspirat, impresionat si starnit aplauze.

Intr-o locatie centrala, 700Coffee&Lounge, emotiile si nerabdarea publicului adunat in numar ridicat s-au resimtit puternic si foarte diferit fata de cele traite de fiecare dintre noi in sala de sedinte cu care deja ne-am obisnuit, inconjurati de oamenii pe care ii vedem de aproape 2 ani, in fiecare saptamana.

Seara evenimentului a fost una incarcata, nu doar de emotii, ci si de premii! Pe langa discursurile cu care i-au incantat Calin Iepure, Bogdan Vaida, Mihai Zilahi, Victor Tomescu, Silviu Vert, Andreea Ecobici, Andreea Cosma si Flori Zilahi, participantii au fost inclusi, pe baza unui cupon de inscriere, intr-un concurs care a adus in prim plan 7 vouchere reprezentand o reducere considerabila aplicata la taxa de aderare la Toastmasters. Sortii i-au ales, ei s-au bucurat, iar noi ii asteptam sa isi revendice castigul pe urmatorii: Ionut Deaconescu, Adina Roatis, Marius Craiu, Denise Gal, Adrian Spiac, Cristina Campean si Ghintare Survilaite.

Pentru ca publicul a fost foarte numeros si variat si pentru ca suntem obisnuiti cu discursurile impromtu, tot impromtu s-a anuntat si un nou val a cate 7 premii, de data aceasta inmanate dupa un criteriu mai deosebit: cea mai buna intrebare a fost rasplatita!

Ne bucuram ca am putut sa le reiteram atat invitatilor cat si membrilor clubului ca “atunci cand ajung in fata unui public, cei mai multi oameni incep sa tremure, vad totul in ceata, le bate inima cu putere sau li se usuca gura”, amintindu-le ca de aceea exista clubul Toastmasters, pentru a oferi tuturor un mediu activ de suport si invatare, in care fiecare isi poate exersa si imbunatati abilitatile de orator si lider.

Va invitam alaturi de Timisoara Toastmasters la cat mai multe evenimente si asteptam cu nerabdare sa ii aplaudam pe castigatorii premiilor, dupa primul primul discurs pregatit in cadrul clubului nostru!

Discurs susţinut în cadrul unei întalniri Timişoara Toastmaters de către
Bogdan Vaida